Platforma pentru admistrarea beneficiarilor din cadrul schemelor de ajutor de minimis precum Romania Start-Up Plus si Diaspora Start-Up.
| PROVOCARI | IMPACT | SOLUTII |
| Procesarea documentelor justificative aferente cheltuielilor | Efort birocratic, timp pierdut cu procesarea redundanta de date, verificarea exactitatii si curatetii | Flux organizat dei prelucrare a datelor Posibilitate de descentralizare pe mai multi responsabili/parteneri Baza de date unica – 1 singur set de date corect, fara confuzii
|
| Urmarirea executiei bugetare | Efort birocratic de urmarire a executiei corecte a bugetului prevazut Evidenta a cheltuielilor | Mentinerea unui singur set de date de referinta Calcul automat al executiei bugetare pe categorii de cheltuieli eligibile in functie de cheltuielile aprobate Rapoarte de executie bugetara generate in diferite formate, la cerere Calcul la zi a stadiului executiei proiectului |
| Raportari de activitate/sustenabilitate | Efort de procesare/centralizare a datelor |
Facilitate de incarcare si centralizare a rapoartelor trimestriale direct de catre beneficiari |
| Comunicare cu beneficiarii | Mentinerea unui flux corect de informatii intre administratorul schemei de minimis si beneficiari | Functii integrate de comunicare (Anunturi, Forum) |
| Conformitatea achizitiilor | Corectii pentru lipsa de conformitate
Efort birocratic | Modul care sprijina responsabilul de achizitii – model procesual pentru certitudinea conformitatii
Verificare/vizualizare usoara a stadiului de catre superiorul ierarhic sau e catre functia de audit preventiv Sabloane de documente |
| Modificari contractuale dese | Flux de modificari contractuale
Corespondenta contractuala pe canale multiple Evidenta modificarilor | Registru intern de modificari contractuale
Evidentierea modificarilor contractuale (solicitari de clarificare, memorii, documente anexate) |
| Arhivare | Rezilierea contractului in caz de neconformitate
Pierderi de date | Arhiva electronica
Back-up de date pentru prevenirea pierderilor de date Securizarea datelor Lucru pe o structura arborescenta de documente Verificare preventiva facila a stadiului arhivarii |
EXEMPLE AVANSATE DE UTILIZARE
Flux de verificare a cheltuielilor pe mai multe paliere, cu integrarea unui auditor extern
Pentru a initia o plata, un beneficiar de ajutor de minimis, introduce cheltuiala in sistem, cu documentele justificative aferente, in vederea unei verificari preliminare. Documentele sunt verificate de catre un responsabil financiar, care acorda avizul de plata. In urma obtinerii acceptului si realizarii platii, beneficiarul anexeaza restul documentelor justificative si trimite cheltuiala spre procesare/verificare. Documentele contabile sunt verificate de catre un auditor extern, care poate aproba sau respinge cheltuiala (cu adaugarea de mentiuni). Cheltuielile aprobate trec de un filtru final de verificare prin sondaj la responsabilul financiar. Pentru cheltuielile respinse, beneficiarul este informat in privinta observatiilor /corecturilor necesare.
Sumele aprobate sunt calculate automat in executia bugetara a proiectului. Exdecutia finala este exportata in formatul .xls definit la cerere.
Avantaje: Fluxul de comunicare este mutat de pe email intr-u mediu controlat. Exista un singur set de documente de referinta. Rutarile de documente/informatii sunt realizate automat de catre sistem. Efortul de centralizare si calcul al sumelor este preluat de catre sistem.